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魅力が伝わる会社案内の作り方

会社案内は会社を紹介するためのいわば「名刺」のようなものです。
質の高い会社案内はそれだけで相手に好印象や安心感を与えることができ、サービスや会社への理解を得ることができます。

今回は会社をアピールするためには欠かせない会社案内を制作する流れやコツをご紹介します。

会社案内とは

会社案内はその名の通り会社を案内するように紹介するものです。一般的にはパンフレットなどの小冊子タイプや簡単にリーフレットといった形で制作することが多いです。

しかし、会社案内はただ単に企業情報や事業の内容、会社理念を掲載しているだけのものではありません。この会社がいかに信頼できる会社であるのか、どういった点で競合他社より優れているのかをアピールするプレゼン資料としての役割も持っていると考えられます。

社内のモチベーション向上につながる

会社案内をリニューアルすると会社全体が活気付いたという話をよく耳にしますが、これは制作の過程で社内での洗い出しだけではなく、制作会社などの第三者目線からヒアリングによって情報が明確化されることによる効果であると考えられます。
会社としての将来のビジョンや、どういった理念を持って経営者が会社を導いているのかなどの整理されたわかりやすい情報として全体に共有されると会社全体のモチベーションの向上につながります。

まずは企画書を準備しよう

クオリティーの高い会社案内を制作するために各企業は様々な工夫を凝らす必要があります。そのためにまず最初に重要となるのは企画書です。何のイメージも無くとりあえず作り始めてしまったり何となく雰囲気で決めていくといった形で会社案内を制作しするとほとんどの場合、満足のいく会社案内はできないでしょう。
会社案内制作を始めるにあたっては、まず企画書を作って下準備をしておくことが重要となります。具体的には基本となる情報や盛り込みたい内容、また全体のコンセプトや作る目的をできるかぎり具体的に考えておくと良いでしょう。期間などは依頼する業者と相談する必要がありますが、大まかな制作の流れも把握しておくと制作過程がスムーズです。
このとき注意していただきたいのは、「自分だけの考えで決めない」ということです。これから制作する会社案内は今後の会社の顔となるものです。会社に所属しているすべての人の代表となるわけですから、できる限り多くの人の意見を反映させたほうが良いでしょう。こうして内容を吟味し、落とし込んでくことで目的や方向性がはっきりとした企画書が完成します。その企画書をもとに制作にとりかかればワンランク上の上質な会社案内を目指せます。

使用目的に合わせた工夫を

一般的に会社案内としてパンフレット作成する企業が多いですが、制作する目的は会社によって様々です。一つの企業で会社の売り込みや商品の紹介、採用活動のためなど用途に応じて複数作成している企業も少なくありません。そのため制作する際はそれぞれで目的とするターゲットの心を掴むための工夫を凝らせるかということが最大のポイントになります。
会社の売り込みやサービスのアピールを目的とするものであれば自社の強みを整理した上で同業他社との差別化や目的に合わせた紹介の仕方をする必要があります。営業マンがプレゼンしやすいようにセールストークの流れを意識した構成で制作すると使い勝手も良く効果的なものになるでしょう。
採用活動を目的とするのであれば求職者が知りたい情報や会社の雰囲気が伝わる内容にし、文字よりも写真をふんだんに使い、全体的に読みやすい物が求められます。

会社案内制作の流れ

制作を専門の業者に依頼する場合、まず業者に問い合わせをして見積もりを依頼し、制作の発注契約をする必要があります。
その後必要な打ち合わせに入っていきますが、その際の注意点は作成に関する具体的な要望があればこの時点でしっかり伝えておくことです。イメージや内容をはじめこだわりたい点や納期などあらかじめ確認しておくことで業者との間に認識のズレができたり大幅な修正などが発生する危険を防ぐことができます。文章の内容はもちろん、写真や参考資料などがあればあらかじめ業者に渡し要望を伝えてください。業者はこれらの要望や資料をもとに、具体的な構成案やデザインの制作を開始します。制作が開始してからやっぱり違うイメージにしたい、内容を大きく変えたいなどが起きないように気をつけた方が良いでしょう。
制作が一通り完了したら業者から内容の確認連絡が来ます。修正して欲しい部分がないかきちんと確認し、あるようであればこのときの申し出るようにします。そこから修正と確認の工程を数度繰り返し問題がなければ印刷を行い納品となります。これが、会社案内制作の一連の流れです。制作期間はページ数や工程によって大きく変わりますが、約1か月から数ヶ月程度かかります。

スケジュール決定のポイント

企業が事業内容を紹介するために会社案内を制作する際、一般的にはパンフレット形式で作ることが多いのですが、サイト内で紹介する形式も増えています。
パンフレットとして紙媒体での会社案内が必要な場合には、早めに制作会社や印刷会社と相談するのが重要になります。発注部数によって印刷から納品までの期間は異なりますが、いくら急ぎであってもこの期間を短縮することは物理的に難しいです。制作に関しては急ぎでの対応をしてくれる業者もあるかと思いますが、質の高い会社案内を作るためにはゆとりのあるスケジュールで、内容やデザインにきちんとこだわることが大切です。

企業の良い点を魅力的に紹介するためには、特に記事の内容に力を入れましょう。専門の執筆担当者を決めたりライターを雇ったうえで、インタビュー形式の内容にすると伝わりやすいです。スケジュールに余裕があれば、一度完成した記事を修正したり書き直すなどブラッシュアップしてより良い記事にすることができます。冊子の中に企業の紹介する画像を多数入れると、会社案内を見た人も内容を十分に理解できるようになります。作成プランを構築するときには、様々な企業のパンフレットを参考にするのが賢い方法です。良い点を学んで作成で生かすと、会社案内の質を高めることができます。

制作期間を短縮するテクニックとは

会社案内は、自分たちがどんな会社なのかどういったことをしているのかをわかりやすく伝える大切なツールです。そのため掲載内容は会社の存在意義や魅力が十分に伝わるものになっている必要があります。そのため、デザインや原稿にしっかりとこだわる必要がありますが、あまりやりすぎてしまうと時間もコストも大きく消費してしまいかねません。低コストかつできるかぎり短期間で室の良い会社案内を作るためにはどうしたらよいのでしょうか。

プロにすべてお任せ

人材採用の会社案内は、就職活動が本格化する時期より前に完成した会社案内を納品してもらう必要があります。そのためには最終的な時期から逆算して制作や原稿の準備を進める必要があります。初めてパンフレットを作るときには、準備をスムーズに進められないことが多いのでサポート体制がしっかりとした業者を選ぶと安心です。不安な人はプロのライターやカメラマンの手配などまとめて依頼できる会社が理想的です。納期まであまり時間がない場合は、ウェブで注文が完結する業者を利用すると制作時間を短くすることができます。この場合、原稿は自分たちで考えることになりますが、依頼するとすぐ印刷の準備などに入るのでどうしても時間がない場合に便利です。

以前のデータを活用する

会社案内を作ったことがある企業でどうしても納品までに時間がない場合は全面リニューアルよりも一部の修正にとどめておくのが無難です。
以前のパンフレットから一部修正等の簡単なマイナーチェンジであれば、同じ会社に発注することでデータの支給などの工程がないため、スムーズに進みますので数日程度で完成した新しいパンフレットを納品してもらえるでしょう。

会社案内制作のコツ

社風やターゲットに合ったデザインにこだわる

会社案内のデザインはパンフレットを見た第三者に対してどのような印象を与えるかを大きく左右する重要なポイントです。情報の配置、全体の色彩設計、モチーフなど一つ一つを入念に検討することが大切です。
会社案内は入社を検討している人や取引先に向けて、自社のことがわかる資料として制作します。そのため、どのようなことを伝えたいかといった記載する情報について考えるがちですが、どんなに良いことが書いてあっても興味を持って見てもらえなければ何も始まりません。まず第一歩として興味を持ってもらうためにはなによりも大切なのがデザインです。
しかし、ただおしゃれでかっこいいデザインにすればいいというわけでは有りません。それが会社に合っていなければ会社を紹介する資料としては使えません。相手にどのような印象を持ってほしいのか、会社に対してどう感じてほしいのか、何を伝えたいかなどターゲットや社風にあったデザインを考えてみましょう。わからない方も依頼した制作会社に相談すれば、プロの視点からぴったりなデザインを提案してくれるでしょう。

使用できそうな画像は日頃からまとめておこう

会社案内は企業の特徴や魅力を簡潔にまとめて、分かりやすく伝えるパンフレットですので会社の外観や内観、製品など写真をふんだんに使って作ることが多くあります。そうなるとデザインや構成が決まっていく一方で、画像などの素材集めや選定がネックになってくるのではないでしょうか。
制作が始まり、一通り揃えたつもりでも後々あれが足りない、これが必要となると余計な作業が増えてしまいます。時間のロスを起こさないためには、普段から多めに集めてまとめておくことをおすすめします。また、できるかぎり高品質な写真や動画などを集めておくことが大切です。画像は元の画質が良くなければ加工しても荒いままですし、頑張って加工をし過ぎてしまえば違和感のある仕上がりになってしまいます。
会社の写真は会社案内だけではなくパンフレットやホームページなどにも活用できますので、どうしてもきれいな画像が無いという方は、会社案内制作を機にプロのカメラマンに撮影を依頼して高品質の素材を一度作っておいたほうが良いでしょう。

著作権に注意しよう

著作権は原始的にその著作物を創作した者が有する権利のことです。
著作権は自由に移転や売買ができますが、あくまでも原始的に創作した者が基本的な権利者であり、社員の場合においても自由に制作したものは権利者はその本人になります。業務委託も同様です。
そのため、なにか制作をする際はまずその権利がだれに帰属するのか、どのように移転するか、対価はいくらかという内容を規定する必要があるでしょう。もちろん法人の職務の一環として従業員が制作した場合は法人が原始的な権利者になれる方法もあります。
会社案内制作は社内制作する場合や、外注などプロに業務委託する場合もあり、そのたびに多種多様な契約が必要になります。その中でも著作権は曖昧なまま進めてしまうことが多くあります。しかし企業に会社案内の権利がないにも関わらず一部を変更した場合は損害賠償の事案になってしまうこともありますので、しっかりと契約内容を検討する必要があります。

著作権譲渡契約書について

多くの企業が会社案内だけではなく、チラシやホームページなども作成するようになり、会社案内などの印刷物の一部を他で転用したいといったケースも増えてきています。
しかし法律上著作物に該当するものは勝手に転用することはできません。会社案内もその一つです。自社が依頼した印刷物であっても、依頼した会社が著作物として認定しているものであればその権利をもっているのは依頼した会社になります。断りなく転用すればそれは著作権の侵害になってしまいます。事前に契約を交わして著作権譲渡契約書として書面に残しておけば、自社と依頼した制作会社の間で自由に利用できる状態になるため、トラブル回避のためには契約をしっかり確認して締結しておくことが大切です。制作を依頼する前にこのような契約ができるかを確認しておくと安心です。

まとめ

今回は会社案内の作り方ついてご紹介してきました。

会社案内をまだ作成していない企業様や古い内容を使い続けいる方は新しく制作を検討することをおすすめします。制作会社のホームページなどで、これまでの制作実績や制作の流れを確認することができますのでまずは参考にしてみてください。
会社案内制作の作り方をしっかりと理解して、効率的に魅力が伝わる会社案内制作をしてください。

弊社でも、会社案内制作をお引き受けしております。
経験豊富な専門スタッフが担当させていただきますので、お気軽にご相談ください。